politique de confidentalité

Nous accordons une grande importance à la confidentialité de vos données

Chez Codebay Solutions Limited (« nous », « notre » ou « nos »), notre objectif principal est de garantir que toutes les données personnelles sont traitées de manière légale, équitable et transparente, en totale conformité avec les lois applicables en matière de protection des données.

La présente politique de confidentialité décrit la manière dont nous collectons, utilisons et traitons les données personnelles lorsque des personnes interagissent avec nous, par exemple en visitant le site www.lodgify.com, en créant un compte client, en utilisant la plateforme Lodgify et/ou tout autre service que nous fournissons (« vous », « votre »). Elle décrit également les droits accordés en vertu de la législation applicable en matière de protection des données et la manière dont ils peuvent être exercés.

Avant de naviguer ou d'interagir avec ce site web, d'accéder à son contenu ou de nous contacter par l'un de ses canaux, vous devez lire attentivement et comprendre la présente politique de confidentialité. De même, si vous avez l'intention de créer et de maintenir un compte client, d'accéder à la plateforme Lodgify ou d'utiliser nos services, vous devez d'abord accepter la présente politique de confidentialité ainsi que nos conditions d'utilisation, qui établissent conjointement les conditions générales régissant cette utilisation.

En fonction des caractéristiques, fonctionnalités ou services spécifiques que vous choisissez d'activer ou d'utiliser, veuillez noter que des avis de confidentialité supplémentaires peuvent s'appliquer au traitement de vos données personnelles. Dans ce cas, nous vous encourageons à consulter la présente politique de confidentialité, ainsi que tout autre avis de confidentialité spécifique au service concerné, afin de comprendre pleinement comment nous, et, le cas échéant, nos partenaires ou tout autre tiers impliqué, traitons vos données personnelles. Si vous ne savez pas quelle déclaration de confidentialité s'applique à votre situation, veuillez nous contacter avant de poursuivre.

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la présente Politique de confidentialité ou la manière dont vos données personnelles sont traitées, vous pouvez nous contacter à tout moment via notre formulaire de demande en ligne ou par l'intermédiaire de l'un des canaux de contact fournis dans les présentes.

Sommaire

1. Définitions

2. À qui s'applique la présente politique de confidentialité ?

3. Qui est le responsable du traitement de vos données personnelles ?

4. Quelles catégories de données personnelles collectons-nous et traitons-nous ?

4.1. Données personnelles que vous nous fournissez

4.2. Données personnelles que vous nous fournissez concernant d'autres personnes

4.3. Données personnelles que nous collectons automatiquement

4.4. Données personnelles reçues de nos partenaires et/ou d'autres tiers

5.  Pourquoi collectons-nous et traitons-nous vos données personnelles, sur quelle base juridique et pendant combien de temps ?

6. À qui divulguons-nous vos données personnelles et dans quelles circonstances ?

7. Quels sont vos droits en vertu de la loi sur la protection des données ?

8. Cookies

9. Validité et modifications

1. Definitions

Aux fins de la présente politique de confidentialité, les termes suivants ont la signification indiquée ci-dessous.

Les termes non définis ont la même définition que dans nos Conditions d'utilisation.

Les termes tels que « consentement », « responsable du traitement », « sous-traitant », « données à caractère personnel », « traitement » et « violation de données à caractère personnel » ont la signification qui leur est donnée dans le RGPD britannique.

Affilié désigne une personne qui fait la promotion de la plateforme Lodgify et qui, en contrepartie, perçoit une commission pour chaque nouveau client référé.

Client(s) désigne soit (i) la personne physique qui crée un compte client, soit (ii) la personne morale ou la société pour le compte de laquelle une personne physique crée et gère un compte client afin d'accéder à la plateforme Lodgify et/ou aux services et de les utiliser.

Compte client désigne le compte que le client crée afin d'accéder à la plateforme Lodgify et/ou d'utiliser les services.

Services du client désigne les services, produits ou offres mis à disposition par les Clients via la Plateforme Lodgify et/ou les Services, y compris, mais sans s'y limiter, la location de biens immobiliers, la gestion des réservations et toute autre activité ou service connexe exploité de manière indépendante par le Client.

Invité(s) désigne la personne physique qui utilise les services du client (par exemple, la personne qui effectue une réservation).

Plateforme Lodgify désigne l'environnement logiciel propriétaire que nous exploitons, qui comprend l'interface web et toutes les applications, systèmes, outils ou fonctionnalités associés.

Nos partenaires désigne toute entité tierce avec laquelle nous avons établi des collaborations commerciales ou techniques. Les partenaires peuvent fournir des services, des technologies ou des intégrations complémentaires qui améliorent ou soutiennent les fonctionnalités de la plateforme Lodgify et/ou des services.

Service(s) désigne tous les services que nous fournissons aux clients, qui peuvent inclure, entre autres, la création, la maintenance et l'hébergement de sites web, la fourniture de systèmes de réservation et de paiement, la gestion des réservations et des communications avec les clients, ainsi que l'intégration et la synchronisation de contenu avec des canaux tiers via des gestionnaires de canaux et des fonctionnalités telles que Smart Pricing.

Utilisateur(s) désigne une personne physique ou morale désignée par notre client et chargée de l'administration et de la supervision d'un ou plusieurs biens immobiliers destinés à la location à court terme.

Compte utilisateur désigne le compte créé par un Client et attribué à un Utilisateur afin d'accéder à la Plateforme Lodgify et/ou d'utiliser les Services. Ce compte est configuré avec des autorisations spécifiques définies par Notre Client, accordant à l'Utilisateur l'accès à certaines fonctionnalités et données au sein de la Plateforme Lodgify.

Visiteur(s) désigne toute personne physique qui visite, accède et/ou interagit avec le site web et/ou tout service connexe que nous fournissons par son intermédiaire, sans s'être enregistrée en tant que client, affilié ou utilisateur.

Compte de visiteur désigne le compte que le visiteur crée afin d'accéder à la Lodgify Academy, la Independent Host Academy et/ou aux services fournis sur le site web.

Site web désigne le site web que nous exploitons, accessible à l'adresse www.lodgify.com.

2. À qui s'applique la présente politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité s'applique aux visiteurs, clients, utilisateurs et affiliés. Elle ne s'applique pas aux invités et/ou aux personnes qui visitent, naviguent ou interagissent avec les sites web exploités par nos clients. Dans ce cas, le client concerné agit en tant que seul responsable du traitement des données. Tout traitement de données à caractère personnel effectué par les clients en tant que responsables du traitement indépendants est régi par la politique de confidentialité propre au client.

Si vous accédez à des sites web, produits, services, applications ou plateformes tiers, y compris ceux de nos partenaires, via des liens, des intégrations ou des fonctionnalités disponibles sur notre site web ou la plateforme Lodgify, veuillez noter que les pratiques de traitement des données de ces tiers peuvent, en tout ou en partie, ne pas relever du champ d'application de la présente politique de confidentialité et/ou échapper à notre contrôle. Nous vous recommandons vivement de lire attentivement les politiques de confidentialité applicables avant de partager ou de soumettre des données personnelles.

3. Qui est le responsable du traitement de vos données personnelles ?

Le responsable du traitement des données est :

CODEBAY SOLUTIONS LIMITED

Enregistrée auprès du registre des sociétés d'Angleterre et du Pays de Galles sous le numéro 5903966

Adresse : Dains Accountants, First Floor, Lakeside House, 4 Smith Way, Grove Park, Leicester, LE19 1SX, Royaume-Uni.

Téléphone : (+44) 20-3871-3305.

Numéro d'enregistrement ICO : ZA188069.

4. Quelles catégories de données à caractère personnel collectons-nous et traitons-nous ?

Les catégories de données personnelles que nous collectons et traitons varient en fonction des fonctionnalités spécifiques que vous utilisez, de l'objectif de l'interaction et des canaux par lesquels vous communiquez avec nous.

Les données personnelles peuvent être obtenues directement auprès de vous, générées automatiquement lorsque vous interagissez avec le site web ou la plateforme Lodgify, ou reçues de tiers avec lesquels nous collaborons.

4.1. Données personnelles que vous nous fournissez

Nous traitons les données personnelles que vous nous fournissez volontairement, par exemple lorsque vous créez ou gérez un compte client ou visiteur, vous configurez des annonces immobilières, vous remplissez des formulaires, vous abonnez à une newsletter, vous inscrivez à un webinaire ou publiez un commentaire sur notre blog.

Dans de tels cas, les catégories de données personnelles que nous collectons et traitons peuvent inclure, entre autres, des informations d'identification et de contact (par exemple, nom, adresse e-mail et numéro de téléphone) ; des données de facturation et commerciales ; des informations relatives à la propriété (par exemple, l'adresse de la propriété) ; les paramètres du compte ; et tout type de contenu que vous partagez volontairement et qui comprend des données personnelles.

Lorsque vous communiquez avec nous, que ce soit par le biais de tickets d'assistance, d'e-mails, de téléphones, de chats, de participations à des webinaires ou de réseaux sociaux, nous pouvons traiter à la fois le contenu de votre communication et les métadonnées associées, y compris les horodatages, les canaux de communication et les identifiants techniques.

Le cas échéant, par exemple lors de démonstrations ou de webinaires enregistrés, des enregistrements audiovisuels peuvent être collectés et stockés. Cela signifie que nous pouvons traiter votre image et votre voix lorsque vous participez à ces sessions. Lorsque le traitement implique l'enregistrement de contenu audio ou vidéo, vous en serez expressément informé à l'avance.

Lorsque des communications ont lieu dans le cadre d’appels commerciaux ou d’onboarding assistés par l’IA, nous pouvons traiter des enregistrements audio, des transcriptions générées par l’IA et les métadonnées d’appel associées conformément aux finalités décrites dans la présente Politique de confidentialité. Lorsqu’un enregistrement audio est effectué, vous en serez expressément informé(e) à l’avance.

Nous pouvons également traiter les données reflétant vos préférences et vos intérêts exprimés, telles que les avis soumis, les évaluations, les documents enregistrés ou les interactions avec notre contenu, afin de personnaliser votre expérience et d'améliorer la pertinence des informations ou des services que nous fournissons.

4.2. Données personnelles que vous nous fournissez concernant d'autres personnes

Vous pouvez occasionnellement soumettre des données personnelles relatives à d'autres personnes ou entités, par exemple lorsque vous créez ou gérez un compte client pour le compte d'une personne morale, ou lorsque vous invitez des utilisateurs à créer un compte utilisateur.

Si vous nous communiquez des données personnelles concernant d'autres personnes, vous êtes tenu de vous assurer que les personnes concernées ont été dûment informées de la communication de leurs données personnelles à notre société. Le cas échéant, vous devez vous assurer que le consentement valide a été obtenu ou qu'une autre base juridique appropriée en vertu des lois applicables en matière de protection des données justifie le traitement de ces données personnelles.

4.3. Données personnelles que nous collectons automatiquement

Lorsque vous accédez ou utilisez le site web et/ou la plateforme Lodgify, nous pouvons collecter automatiquement certaines catégories de données personnelles, telles que l'URL complète (Uniform Resource Locators) vers, à travers et depuis notre site web (y compris la date et l'heure), les temps de réponse des pages, les erreurs de téléchargement, la durée des visites sur certaines pages, les informations sur l'interaction avec les pages (telles que le défilement, les clics et les survols de souris), les méthodes utilisées pour quitter la page et tout numéro de téléphone utilisé pour appeler notre service clientèle.

Une partie de ces données est collectée à l'aide de cookies ou de technologies de suivi similaires. Lorsque ces technologies ne sont pas strictement nécessaires au fonctionnement du site Web ou à la fourniture des services, nous nous appuyons sur votre consentement préalable pour traiter ces données, et le traitement est effectué conformément à notre Politique de cookies.

4.4. Données personnelles reçues de nos partenaires et/ou d'autres tiers

Nous pouvons obtenir des données personnelles par l'intermédiaire de nos partenaires et/ou d'autres tiers avec lesquels nous entretenons des relations contractuelles, tels que des prestataires de services de paiement, des prestataires d'analyses et de publicité, des partenaires d'infrastructure de communication, etc.

Les données personnelles que nous recevons de nos partenaires et/ou de tiers peuvent être traitées conjointement avec les informations que vous nous fournissez.

Veuillez noter que Lodgify ne collecte ni ne stocke directement les informations relatives aux cartes de paiement. Tous les paiements effectués via la Plateforme sont traités par des prestataires externes, qui agissent en tant que responsables du traitement indépendants en ce qui concerne les données de paiement.

5. Pourquoi collectons-nous et traitons-nous vos données personnelles, sur quelle base juridique et pendant combien de temps ?

Gestion des inscriptions et des identifications

Finalité

Nous traitons vos données personnelles afin de créer, configurer et gérer votre compte client, votre compte affilié, votre compte utilisateur, votre compte visiteur ou tout autre compte que vous avez créé sur notre site web, tel que le compte Lodgify Academy et le compte Independent Host Academy (collectivement dénommés « votre compte »).

Veuillez noter que certaines catégories de données personnelles sont obligatoires pour créer votre compte ; sans ces données, il ne serait pas possible de créer ou d'utiliser votre compte.

Base juridique

Le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat que nous avons conclu avec vous ou parce que vous nous avez demandé de prendre des mesures spécifiques avant de conclure un contrat.

Durée de conservation

Vos données personnelles seront conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle, c'est-à-dire pendant la période pendant laquelle votre compte reste actif et les services vous sont fournis.

Une fois la relation contractuelle terminée, que ce soit par désactivation, fin de la période d'essai, annulation ou non-renouvellement de votre compte, vos données personnelles peuvent continuer à être conservées pendant le temps strictement nécessaire pour se conformer aux obligations légales ou pour établir, exercer ou défendre des droits potentiels découlant du traitement.

Une fois cette période écoulée, vos données personnelles seront supprimées de manière sécurisée ou rendues anonymes de manière irréversible.

Exécution du contrat et prestation de services

Finalité

Si vous êtes un client, nous traitons vos données personnelles afin de vous donner accès à la plateforme Lodgify et d'assurer la bonne prestation, le bon fonctionnement et la bonne maintenance des services que vous avez contractés. Cette finalité comprend, le cas échéant, le traitement des paiements, l'émission de factures et l'adoption de mesures visant à prévenir la fraude ou l’usage abusif.

Si vous êtes un visiteur, nous traitons vos données personnelles afin de vous fournir les services que vous avez activement demandés via notre site web, tels que les calculateurs de revenus locatifs, la programmation de démonstrations ou le téléchargement de ressources liées à la plateforme. Les sessions de démonstration peuvent, le cas échéant, être réalisées au moyen d’outils reposant sur l’IA conçus pour présenter et expliquer les fonctionnalités de la Plateforme Lodgify.

Si vous êtes un affilié, le traitement couvre en outre la gestion et le paiement des commissions ou autres récompenses liées aux prospects qualifiés ou aux conversions générées par vos activités de parrainage.

Si vous êtes un utilisateur, nous traitons vos données personnelles afin de permettre l'attribution des autorisations nécessaires par le client et de vous permettre d'accéder à la plateforme Lodgify et de l'utiliser conformément au rôle et aux responsabilités qui vous sont conférés.

Certaines catégories de données personnelles sont obligatoires pour la fourniture des services concernés ; sans ces données, nous ne serions pas en mesure de fournir le service demandé.

Base juridique

Le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat que nous avons conclu avec vous ou parce que vous nous avez demandé de prendre des mesures spécifiques avant de conclure un contrat.

Durée de conservation

Vos données personnelles seront conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle, c'est-à-dire pendant la période pendant laquelle votre compte reste actif et/ou les services demandés vous sont fournis.

Une fois la relation contractuelle terminée, que ce soit par désactivation, annulation ou non-renouvellement de votre compte, vos données personnelles peuvent continuer à être conservées pendant le temps strictement nécessaire pour se conformer aux obligations légales ou pour établir, exercer ou défendre des droits potentiels découlant du traitement.

Une fois cette période écoulée, vos données personnelles seront supprimées de manière sécurisée ou rendues anonymes de manière irréversible.

Traitement des demandes et des requêtes

Finalité

Lorsque vous nous contactez via le formulaire « Contactez-nous » sur notre site web ou par tout autre canal de communication (tel que le chat en direct par e-mail ou notre assistant alimenté par l'IA), nous traitons vos données personnelles afin d'évaluer, de gérer et de répondre à votre demande ou requête.

Cela peut inclure l’utilisation d’outils d’onboarding reposant sur l’IA conçus pour aider à la configuration du compte, fournir des indications relatives aux fonctionnalités et apporter une assistance à l’onboarding.

Ce traitement nous permet de vous fournir des informations précises et opportunes, de clarifier vos doutes, de répondre à vos besoins spécifiques et d'assurer un suivi approprié si nécessaire.

Lorsque le premier contact est établi via notre assistant IA, l'interaction peut être transférée à un opérateur humain si nécessaire afin de garantir une résolution adéquate.

Veuillez noter que certaines catégories de données personnelles sont nécessaires pour gérer et répondre correctement à votre demande ou requête ; si ces informations ne sont pas fournies, nous pourrions ne pas être en mesure de les traiter efficacement.

Base juridique

Lorsque votre demande ou requête concerne l'exécution d'un contrat déjà en vigueur, par exemple en rapport avec la plateforme Lodgify ou les services, le traitement est nécessaire à l'exécution de ce contrat.

Si votre demande implique l'exercice de droits en matière de protection des données ou le dépôt d'une plainte concernant la plateforme Lodgify et/ou les services, le traitement est effectué afin de nous conformer à nos obligations légales.

Durée de conservation

Vos données personnelles seront conservées pendant la durée strictement nécessaire pour répondre à votre demande ou requête.

Une fois le problème résolu, vos données personnelles peuvent continuer à être conservées pendant la durée strictement nécessaire pour respecter les obligations légales ou pour établir, exercer ou défendre des droits potentiels découlant du traitement.

Une fois cette période écoulée, vos données personnelles seront supprimées de manière sécurisée ou rendues anonymes de manière irréversible.

Enregistrement des sessions de démonstration

Finalité

Avec votre consentement préalable, explicite et éclairé, nous pouvons enregistrer l'audio, la vidéo et l'activité de l'écran pendant les sessions de démonstration en direct de la plateforme Lodgify. Ces enregistrements peuvent inclure votre voix, votre image et le contenu de toute communication échangée avec notre équipe pendant la session. Les sessions de démonstration peuvent, le cas échéant, être enregistrées au moyen d’outils reposant sur l’IA.

Le but de ce traitement est d'améliorer la qualité de nos services grâce à la formation interne, d'assurer la cohérence des informations fournies par notre personnel et de contrôler l'efficacité et la clarté de nos présentations de produits. Les enregistrements nous permettent d'évaluer et d'améliorer les performances de l'équipe, d'harmoniser les pratiques de communication et de garantir que notre équipe fournit des informations précises et complètes sur les produits.

Base juridique

Le traitement est basé sur votre consentement. Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Ce retrait n'affectera pas la légalité de tout partage ou traitement de données effectué avant le retrait de votre consentement.

Durée de conservation

Les enregistrements seront conservés pendant six mois ou jusqu'à ce que vous retiriez votre consentement, selon la première éventualité.

Par la suite, vos données personnelles ne pourront être conservées que pendant la durée strictement nécessaire pour respecter les obligations légales ou pour établir, exercer ou défendre des droits potentiels découlant du traitement.

Une fois cette période expirée, vos données personnelles seront supprimées de manière sécurisée ou rendues anonymes de manière irréversible.

Analyses et amélioration des services, avis clients et demande de commentaires

En outre, nous pouvons vous inviter à partager votre expérience par le biais de formulaires de commentaires volontaires ou d'enquêtes de satisfaction client. L'objectif de ces initiatives est de recueillir directement auprès des visiteurs et des clients des informations sur des fonctionnalités spécifiques, l'expérience globale de la plateforme et le niveau d'assistance reçu. Vos commentaires nous permettent d'adapter nos services à l'évolution des besoins et de donner la priorité aux développements qui répondent aux attentes des utilisateurs.

Nous traitons certaines données techniques et comportementales résultant de votre interaction avec la plateforme Lodgify et/ou notre site web afin de comprendre comment les services sont utilisés, d'identifier les domaines à améliorer et de garantir une fonctionnalité et des performances optimales sur tous les appareils et environnements d'utilisation.

Finalité‍

Base juridique

Le traitement est nécessaire pour notre intérêt légitime à améliorer continuellement l'efficacité, la convivialité et la sécurité du site web, de la plateforme Lodgify et/ou des Services, à améliorer la qualité globale du service et à comprendre la satisfaction des utilisateurs grâce à leurs commentaires, renforçant ainsi notre relation avec les clients et notre réputation.

Durée de conservation

Vos données personnelles seront conservées pendant la durée strictement nécessaire pour effectuer l'analyse, en tirer des conclusions exploitables et mettre en œuvre les améliorations pertinentes.

Dans la mesure du possible, ces données seront traitées sous forme pseudonymisée ou agrégée afin de limiter leur identifiabilité.

Une fois l'analyse terminée et les données n'étant plus nécessaires aux fins indiquées, elles seront supprimées de manière sécurisée ou anonymisées de manière irréversible, à moins que leur conservation ne soit nécessaire pour se conformer à des obligations légales ou pour établir, exercer ou défendre des droits potentiels en justice.

Interactions publiques (session de discussion API, blog et autres forums ouverts)

Finalité‍

Lorsque vous interagissez avec les zones accessibles au public de notre site web, par exemple en publiant un commentaire sur notre blog, en contribuant à des discussions communautaires ou en soumettant du contenu via l'API, nous pouvons traiter les données personnelles que vous incluez volontairement dans ces contributions.

Le but de ce traitement est de permettre la communication et l'engagement publics, de modérer le contenu et de maintenir l'intégrité et la sécurité de nos plateformes ouvertes.

Veuillez noter que les informations divulguées dans ces espaces publics peuvent être visibles par d'autres visiteurs ou par le grand public. Nous vous recommandons d’être prudent lorsque vous partagez des données personnelles en public.

Base juridique

La base juridique du traitement des données personnelles que vous soumettez dans des espaces publics, tels que les blogs, les forums ou les sessions de discussion API, est votre consentement, tel qu'exprimé par la publication volontaire de ce contenu.

Lorsque nous analysons, modérons ou surveillons ensuite ce contenu, le traitement est fondé sur nos intérêts légitimes qui consistent à prévenir les utilisations abusives ou les comportements abusifs dans les espaces publics, à protéger notre réputation et celle de notre communauté, et à améliorer l'efficacité de nos ressources d'assistance.

Durée de conservation

Vos données personnelles seront conservées aussi longtemps que le commentaire ou le contenu restera publié ou jusqu'à ce que vous demandiez leur suppression.

Après leur suppression, vos données personnelles ne pourront être conservées que pendant le temps strictement nécessaire pour se conformer aux obligations légales ou pour établir, exercer ou défendre des droits potentiels découlant du traitement.

Une fois cette période écoulée, vos données personnelles seront supprimées ou anonymisées de manière sécurisée.

Securité

Finalité

Nous traitons les données personnelles afin de préserver l'intégrité, la confidentialité et la disponibilité de nos systèmes, infrastructures et services, et de protéger votre compte contre tout accès non autorisé, toute utilisation abusive ou toute autre menace pour la sécurité.

À cette fin, nous mettons en œuvre et gérons une série de mesures de protection techniques et organisationnelles, qui peuvent inclure l'authentification multifactorielle (MFA), la surveillance des connexions et des activités, la détection des anomalies, le filtrage des adresses IP et d'autres outils de prévention de la fraude. Ces mesures nous permettent de détecter, d'enquêter et d'atténuer les activités suspectes, de réduire les risques potentiels et d'assurer la sécurité et la résilience continues de la plateforme Lodgify, du site web et de tous les services connexes.

Base juridique

Le traitement est nécessaire à notre intérêt légitime de préserver la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de la Plateforme, du Site web et des données associées qui nous sont confiées.

Durée de conservation

Vos données personnelles seront conservées pendant la durée strictement nécessaire pour assurer la sécurité de la Plateforme, du Site web et des comptes associés.

Le cas échéant, les données peuvent être conservées uniquement pour se conformer à des obligations légales ou pour établir, exercer ou défendre des droits en justice découlant d'incidents liés à la sécurité.

Une fois ces finalités dépassées, vos données personnelles seront supprimées de manière sécurisée ou rendues anonymes de manière irréversible.

Communications commerciales

Finalité

Nous pouvons traiter vos données personnelles dans le but de vous envoyer des communications commerciales périodiques par téléphone et, le cas échéant, au moyen d’appels téléphoniques reposant sur l’IA, e-mail ou par d'autres moyens électroniques (tels que SMS, plateformes de messagerie instantanée ou notifications dans l'application).

Ces communications peuvent inclure des informations sur nos services, des mises à jour de produits, de nouvelles fonctionnalités, des promotions exclusives, des remises, des campagnes spéciales, du contenu sélectionné et d'autres documents commerciaux ou informatifs susceptibles de vous intéresser.

Le cas échéant, et sous réserve d'un consentement indépendant, ces communications peuvent également inclure du contenu promotionnel relatif aux produits ou services proposés par nos partenaires ou d'autres tiers.

Base juridique

Le traitement est basé sur votre consentement. Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Ce retrait n'affectera pas la légalité de tout partage ou traitement de données effectué avant le retrait de votre consentement.

Durée de conservation

Vos données personnelles seront conservées à des fins de marketing jusqu'à ce que vous retiriez votre consentement ou, le cas échéant, jusqu'à ce que vous cessiez toute interaction avec nous pendant une période prolongée.

Une fois cette période écoulée, vos données personnelles ne pourront être conservées que pendant le temps strictement nécessaire pour se conformer aux obligations légales ou pour établir, exercer ou défendre des droits potentiels découlant du traitement.

Par la suite, vos données personnelles seront supprimées ou anonymisées de manière sécurisée

Conservation des enregistrements et des transcriptions d’appels reposant sur l’IAC

Finalité

Nous traitons vos Données à caractère personnel afin de contrôler et d’examiner les enregistrements d’appels commerciaux assistés par l’IA et les transcriptions générées lors d’appels d’onboarding assistés par l’IA.

La finalité de ce traitement est d’améliorer la qualité et la cohérence des informations fournies aux Clients et aux Clients potentiels, d’améliorer la fourniture des Services et de garantir le respect des normes internes.

Base juridique

Le traitement est nécessaire aux fins de notre intérêt légitime consistant à améliorer en permanence l’efficacité, la fiabilité et la qualité de la Plateforme Lodgify et/ou des Services, à garantir la cohérence des informations fournies aux Clients et aux Clients potentiels et à assurer le respect des normes internes.

Durée de conservation

Les enregistrements et les transcriptions générés dans le cadre d’appels commerciaux et d’onboarding assistés par l’IA seront conservés pendant la durée strictement nécessaire à la réalisation des activités de contrôle de la qualité et d’amélioration des services.

Une fois les activités pertinentes d’examen, de contrôle ou d’amélioration achevées, ces enregistrements et transcriptions pourront continuer à être conservés uniquement pendant la durée strictement nécessaire au respect d’obligations légales ou à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice susceptibles de découler du traitement.

À l’expiration de cette période, les enregistrements et les transcriptions seront supprimés de manière sécurisée ou rendus anonymes de manière irréversible.

Mise en relation avec des services financiers

Finalité

Nous pouvons traiter vos données personnelles afin d'évaluer si vous remplissez les critères d'éligibilité pour les produits ou services financiers proposés par nos partenaires. Cela implique d'analyser et de recouper les informations que vous avez fournies (telles que vos coordonnées, vos données professionnelles ou vos habitudes d'utilisation) avec les exigences spécifiées par nos partenaires, dans le seul but d'évaluer votre éligibilité à une offre financière que vous avez expressément demandée ou pour laquelle vous avez manifesté votre intérêt.

Ce traitement vise à garantir que les opportunités financières qui vous sont présentées sont pertinentes, adaptées à vos besoins et limitées à celles auxquelles vous êtes susceptible d'être éligible.

Base juridique

Le traitement est basé sur votre consentement. Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Ce retrait n'affectera pas la légalité de tout partage ou traitement de données effectué avant le retrait de votre consentement.

Durée de conservation

Vos données personnelles seront conservées tant que votre consentement restera valable.

Une fois que vous aurez retiré votre consentement, nous ne conserverons les données que pendant la période strictement nécessaire pour nous conformer aux obligations légales applicables ou pour établir, exercer ou défendre des droits potentiels découlant du traitement.

À l'expiration de cette période, vos données personnelles seront effacées de manière sécurisée ou rendues anonymes de manière irréversible.

Partage de données avec des prestataires de services financiers

Finalité

Nous pouvons partager certains segments de vos données personnelles avec des prestataires de services tiers et/ou des partenaires de manière continue afin de soutenir la fourniture de produits financiers externes, de services ou d'offres promotionnelles mis à disposition par leur intermédiaire.

Ce partage de données est strictement limité à ce qui est nécessaire pour que ces entités évaluent votre éligibilité, fournissent les services financiers demandés ou adaptent leurs offres à vos intérêts ou besoins exprimés.

Base juridique

Le traitement est basé sur votre consentement. Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Ce retrait n'affectera pas la légalité du partage ou du traitement des données effectué avant le retrait de votre consentement.

Durée de conservation

Vos données personnelles seront conservées tant que votre consentement restera valable.

Une fois que vous aurez retiré votre consentement, nous ne conserverons les données que pendant la période strictement nécessaire pour nous conformer aux obligations légales applicables ou pour établir, exercer ou défendre des droits potentiels découlant du traitement.

À l'expiration de cette période, vos données personnelles seront effacées de manière sécurisée ou rendues anonymes de manière irréversible

Partage de données avec des partenaires promotionnels

Finalité

Lorsque vous y consentez activement — par exemple, via une invitation dans l’application vous proposant de découvrir des offres pertinentes — nous pouvons partager certains segments de vos données personnelles (tels que votre nom, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone) avec nos partenaires, afin qu’ils puissent vous contacter directement au sujet de leurs propres produits, services ou offres promotionnelles.

Chaque partenaire recevant vos données personnelles à cette fin agit en tant que responsable du traitement indépendant pour ses propres traitements ultérieurs, conformément à sa propre politique de confidentialité.

Au moment où votre consentement vous est demandé, nous identifierons les partenaires concernés (ou vous fournirons un lien vers une liste à jour de ces partenaires) ainsi que les moyens par lesquels ils pourront vous contacter (par exemple, par e-mail, appel téléphonique ou SMS).

Nos partenaires ne divulgueront ni ne vendront vos données personnelles à aucun autre tiers.

Base juridique

Le traitement est basé sur votre consentement. Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment.

Ce retrait n'affectera pas la légalité de tout partage ou traitement de données effectué avant le retrait de votre consentement.

Durée de conservation

Vos données personnelles seront conservées à cette fin tant que votre consentement restera valable.

Une fois que vous aurez retiré votre consentement, nous ne conserverons les données que pendant la période strictement nécessaire pour nous conformer aux obligations légales applicables ou pour établir, exercer ou défendre des droits potentiels découlant du traitement.

À l'expiration de cette période, vos données personnelles seront effacées de manière sécurisée ou rendues anonymes de manière irréversible.

Prospection téléphonique à des fins de développement commercial

Finalité

Nous traitons des Données à caractère personnel obtenues à partir de sources accessibles au public relatives à des activités de location de courte durée afin d’effectuer des appels de prospection commerciale. auprès de personnes situées aux États-Unis.

Ce traitement nous permet de présenter et d’expliquer nos Services, d’évaluer leur pertinence potentielle dans un contexte professionnel déterminé et d’établir ou de développer des relations commerciales dans le secteur de la location de courte durée.

Base juridique

Le traitement est nécessaire aux fins de notre intérêt légitime consistant à promouvoir et à développer la Plateforme Lodgify et/ou les Services dans le secteur de la location de courte durée, à étendre nos activités de prospection commerciale de manière ciblée et proportionnée et à renforcer notre présence professionnelle sur un marché clairement défini.

Durée de conservation

Vos Données à caractère personnel seront conservées pendant la durée strictement nécessaire à la réalisation des activités de développement commercial décrites ci-dessus et à l’évaluation de l’intérêt commercial potentiel pour nos Services.

En l’absence d’interaction ultérieure, vos Données à caractère personnel seront conservées pendant une durée limitée conformément à nos politiques internes de conservation.

Si vous vous opposez à tout contact ultérieur, vos coordonnées pourront continuer à être conservées sur des listes d’exclusion uniquement afin de garantir qu’aucune autre communication ne vous soit adressée.

Une fois ces finalités atteintes, vos Données à caractère personnel pourront être conservées uniquement pendant la durée strictement nécessaire au respect d’obligations légales ou à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice susceptibles de découler du traitement.

À l’expiration de cette période, vos Données à caractère personnel seront supprimées de manière sécurisée ou rendues anonymes de manière irréversible.

Communications commerciales B2B

Finalité

Nous traitons des Données à caractère personnel relatives à des personnes agissant à titre professionnel afin d’envoyer des communications commerciales B2B concernant la Plateforme Lodgify et/ou les Services.

Ces communications peuvent inclure des informations relatives aux mises à jour du produit, aux nouvelles fonctionnalités, aux évolutions du secteur et à d’autres contenus susceptibles d’être pertinents dans le cadre de leurs activités professionnelles dans le secteur de la location de courte durée.

Base juridique

Le traitement est nécessaire aux fins de notre intérêt légitime consistant à promouvoir et à développer la Plateforme Lodgify et/ou les Services, à accroître la visibilité de nos offres dans le secteur professionnel de la location de courte durée et à renforcer nos relations avec nos contacts commerciaux et les acteurs du secteur.

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos Données à caractère personnel à des fins de prospection directe. Lorsque vous exercez ce droit, nous cesserons de traiter vos Données à caractère personnel à ces fins.

Durée de conservation‍

Vos Données à caractère personnel seront conservées à des fins de communications commerciales aussi longtemps qu’elles demeureront pertinentes dans le cadre de la relation professionnelle ou jusqu’à ce que vous vous opposiez au traitement.

Lorsque vous vous opposez à la réception de telles communications, nous cesserons de vous envoyer des messages marketing et conserverons vos coordonnées uniquement pendant la durée strictement nécessaire pour garantir le respect de votre opposition.

Par la suite, vos Données à caractère personnel pourront être conservées uniquement pendant la durée strictement nécessaire au respect d’obligations légales ou à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice susceptibles de découler du traitement.

À l’expiration de cette période, vos Données à caractère personnel seront supprimées de manière sécurisée ou rendues anonymes de manière irréversible.

6. À qui divulguons-nous vos données personnelles et dans quelles circonstances ?

Nous pouvons divulguer vos données personnelles à des entités tierces qui nous fournissent des services et agissent en tant que sous-traitants. Ces prestataires de services sont engagés uniquement pour exercer des fonctions essentielles au bon fonctionnement, à la maintenance continue et à l'amélioration constante de la plateforme Lodgify et des services que nous proposons. Les catégories de ces destinataires peuvent inclure, entre autres :

– Codebay Solutions S.L.U., une filiale appartenant à 100 % de Codebay Solutions Ltd, qui soutient le développement et la gestion de l'infrastructure logicielle Lodgify en fournissant une assistance opérationnelle et technique ;

– Les prestataires de services techniques et opérationnels, notamment les gestionnaires de canaux, les processeurs de paiement, les plateformes de vidéoconférence et d'enregistrement, les services d'enregistrement de noms de domaine et les fournisseurs de logiciels dont les technologies s'intègrent à nos services (y compris, mais sans s'y limiter, Airbnb Ireland UC, Booking.com B.V., Homeaway.com Inc., Expedia Lodging Partner Services Sarl, Google LLC, Newfold Digital Inc. et Rental Ninja SL) ;

– Les partenaires marketing et publicitaires, pour la diffusion de contenus promotionnels ciblés et la mesure des performances des campagnes ;

– Les fournisseurs d'analyses, qui nous aident à comprendre les interactions et à améliorer la convivialité, la fonctionnalité et les performances globales de la plateforme Lodgify et du site web ;

– Les fournisseurs d'infrastructures de communication, qui facilitent le fonctionnement des fonctionnalités de sécurité telles que l'authentification multifactorielle (par exemple, Twilio Spain S.L.);

– Les prestataires de services reposant sur l’IA, qui contribuent à la fourniture de certaines fonctionnalités de la Plateforme Lodgify et du Site Internet, notamment la conduite de sessions de démonstration, l’assistance à l’onboarding, les appels commerciaux assistés par l’IA, le traitement des demandes adressées au support client, l’enregistrement ou la transcription d’appels assistés par l’IA à des fins de contrôle de la qualité, ainsi que l’analyse des interactions afin d’améliorer la facilité d’utilisation, les fonctionnalités et les performances globales de la Plateforme Lodgify et du Site Internet ;

– Les prestataires de services de conformité en matière de protection de la vie privée, qui nous assistent dans les activités de conformité en matière de protection des données, notamment l’administration, la vérification, le suivi et le traitement des demandes d’exercice des droits des personnes concernées.

Indépendamment des sous-traitants énumérés ci-dessus, lorsque vous avez donné votre consentement conformément à la section 5 (« Partage de données avec des partenaires promotionnels »), nous communiquons vos données personnelles aux partenaires concernés en tant que responsables du traitement indépendants, responsables de leurs propres traitements ultérieurs de vos données personnelles conformément à leurs propres politiques de confidentialité. La liste de ces partenaires sera mise à votre disposition au moment du recueil de votre consentement.

Lorsqu’un client connecte la plateforme Lodgify à un fournisseur d’IA tiers de son choix, tout transfert de données personnelles résulte du choix propre du client en tant que responsable du traitement et est régi par la politique de confidentialité de ce fournisseur.

Dans certains cas, vos données personnelles peuvent être transférées ou stockées dans des juridictions situées en dehors de l'Espace économique européen (EEE), y compris dans des pays qui n'offrent pas le même niveau de protection des données que celui prévu par la réglementation de l'EEE. Lorsque de tels transferts ont lieu, nous veillons à ce que des garanties adéquates soient mises en place, conformément au RGPD britannique ou au RGPD européen, selon le cas. Il peut s'agir, entre autres, des mesures suivantes :

- Des décisions d'adéquation rendues par le Bureau du commissaire à l'information (ICO), confirmant que le pays de destination assure un niveau de protection adéquat ; ou

– Des clauses contractuelles types (SCC) approuvées par la Commission européenne en vertu de l'article 46(2) du RGPD, de l'accord sur le transfert de données (IDTA) et de l'addendum sur le transfert international de données (Addendum).

En outre, nous pouvons divulguer vos données personnelles lorsque cette divulgation est nécessaire pour nous conformer à des obligations légales applicables, y compris celles découlant de procédures administratives, judiciaires ou réglementaires. Cela peut se produire, par exemple, en réponse à des demandes légitimes des autorités publiques, à des ordonnances judiciaires ou à des procédures judiciaires.

Nous pouvons également divulguer vos données personnelles lorsque cette divulgation est raisonnablement nécessaire pour protéger et défendre nos droits ou nos biens, faire respecter nos conditions d'utilisation ou d'autres obligations contractuelles, prévenir ou enquêter sur des cas présumés de fraude, d'abus ou d'incidents de sécurité, ou pour garantir la sécurité et les intérêts légitimes des clients, des affiliés, des visiteurs, des utilisateurs ou des tiers.

7. Quels sont vos droits en vertu de la loi sur la protection des données ?

Quelle que soit la finalité spécifique ou la base juridique sur laquelle nous traitons vos données personnelles, vous pouvez exercer les droits suivants conformément à la législation applicable en matière de protection des données :

Droit d'accès. Vous avez le droit d'obtenir la confirmation que nous traitons vos données personnelles et, le cas échéant, d'accéder à ces données. Vous pouvez également consulter une partie de ces informations directement dans les paramètres de votre compte.

Droit de rectification. Vous pouvez demander la rectification des données personnelles inexactes ou incomplètes vous concernant, sans retard injustifié. Vous pouvez également mettre à jour vos coordonnées directement dans la section correspondante de votre compte. Veuillez vous assurer que toutes les données qui nous sont fournies sont exactes et à jour et nous informer rapidement de tout changement. Vous êtes seul responsable de toute perte ou dommage résultant de la fourniture de données personnelles inexactes, incomplètes ou obsolètes.

Droit à l'effacement. Vous pouvez demander l'effacement de vos données personnelles lorsqu'elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, lorsque vous retirez votre consentement (le cas échéant) ou lorsque nous ne sommes plus légalement autorisés à les conserver.

Droit à la limitation du traitement. Dans certaines circonstances, vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles, par exemple pendant que nous vérifions l'exactitude des données personnelles ou évaluons une objection au traitement.

Droit à la portabilité des données. Lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou un contrat et effectué par des moyens automatisés, vous pouvez demander à recevoir les données personnelles que vous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et à ce qu'elles soient transmises directement à un autre responsable du traitement, lorsque cela est techniquement possible.

Droit d'opposition. Lorsque nous nous appuyons sur notre intérêt légitime comme base juridique, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles. Nous évaluerons cette opposition et cesserons le traitement, à moins que nous ne puissions démontrer des motifs légitimes impérieux qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés.

Droit de retirer votre consentement. Lorsque nous nous appuyons sur votre consentement pour traiter vos données personnelles, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. Cela n'affectera pas la légalité du traitement fondé sur le consentement avant son retrait.

Comment exercer vos droits. Vous pouvez exercer l'un des droits susmentionnés en nous contactant aux adresses suivantes :

-       Soumettre votre demande via notre portail de demandes

- Adresse postale : Avenida de Josep Tarradellas, 20-30, P.5., 08029 Barcelone, Espagne

-       E-mail : privacy@lodgify.com

Droit de déposer une plainte. Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité compétente en matière de protection des données si vous estimez que le traitement de vos données personnelles enfreint la législation applicable en matière de protection des données :

- En Espagne : Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)

- Au Royaume-Uni (le cas échéant) : Information Commissioner's Office (ICO)

8. Cookies

Nous utilisons des cookies et des technologies de suivi similaires pour assurer le bon fonctionnement de notre site web, améliorer votre expérience, analyser votre comportement de navigation et, le cas échéant, vous proposer des contenus ou des publicités personnalisés.

Vous pouvez configurer les paramètres de votre navigateur pour bloquer ou vous alerter de l'utilisation des cookies. Veuillez noter que la désactivation de certains types de cookies peut affecter la fonctionnalité ou la disponibilité de certaines fonctionnalités du site Web.

Pour plus d'informations sur les catégories de cookies que nous utilisons, leurs finalités spécifiques et la manière dont vous pouvez gérer ou retirer votre consentement, veuillez consulter notre politique en matière de cookies.

9.  Validité et modifications

La présente politique de confidentialité peut être modifiée, complétée ou mise à jour à tout moment afin de refléter les changements dans nos activités de traitement des données, nos obligations légales ou les évolutions technologiques.

Toute modification importante sera communiquée par les mêmes canaux que ceux utilisés pour diffuser la présente politique de confidentialité (par exemple, par publication sur le site web) ou, le cas échéant, par notification directe.

La version de la politique de confidentialité publiée au moment de l'accès ou de l'interaction avec le site web, la plateforme ou les services s'applique jusqu'à ce qu'elle soit remplacée par une nouvelle version dûment publiée. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page afin de rester informé de la manière dont nous protégeons vos données personnelles.